Reforma de oficinas pequeñas: trucos para maximizar el espacio

Ya sea por hacer frente a un crecimiento de plantilla inesperado, por subsistir en el modelo híbrido con teletrabajo, o simplemente a causa de los elevados precios de los alquileres, es muy probable que acabe con un espacio de oficinas más pequeño de lo que desearía.

Aún así, tener una oficina pequeña no tiene por qué suponer un problema. Basta con seguir algunos sencillos consejos a la hora de reformar su oficina o elegir el mobiliario y la decoración y conseguirá sacar el máximo partido del espacio disponible.

En ese sentido, en CF Arquitectura Interior contamos con una amplia experiencia en la optimización de espacios, y podemos asesorarle en sus reformas para conseguir exprimir cada metro cuadrado disponible en sus instalaciones.

1. Uso de puestos de trabajo con escritorios plegables o retráctiles

Habitualmente, las mesas de los puestos de trabajo son los elementos que más espacio ocupan dentro de una oficina. Es posible que, además de personal que acude todos los días, las organizaciones también cuenten con personas que acuden de forma esporádica. Para estos últimos puestos no tiene mucho sentido contar con unas mesas privativas que casi siempre van a estar vacías, y es más conveniente tener puestos "calientes", es decir, sin asignar y que se ocuparán por la primera persona que llegue. Estos puestos calientes pueden estar ubicados en zonas de reunión, siempre que se planifique correctamente el uso de dichas salas.

Es entonces cuando las mesas plegables pueden ser útiles. Nos referimos a mesas que permiten poner en plano de trabajo en posición vertical, Además, como está dotadas de ruedas, se pueden mover y agrupar en un rincón, ocupando poco espacio.

Este tipo de mobiliario se utiliza a menudo en salas de reuniones o de formación, dotando de una gran versatilidad a estos espacios. Una vez recogidas las mesas, se pueden colocar sillas para utilizar la sala como un auditorio, o incluso dejar el espacio libre para celebrar un evento.

Incluso hay en el mercado mesas que permiten utilizar el plano de trabajo, una vez colocado en posición vertical, como una pizarra.

2. Mamparas transparentes y tabiques móviles

Ya hemos comentado con anterioridad el funcionamiento de los tabiques móviles para crear espacios versátiles en las oficinas. La posibilidad de convertir un único espacio en varios en función de las necesidades es fundamental para espacios de trabajo restringidos.

Por otra parte, las mamparas de cristal transparente siempre proporcionarán una mayor sensación de amplitud que las mamparas ciegas u opacas. En ese sentido, si hay que añadir vinilos decorativos o corporativos, siempre es aconsejable hacerlo con diseños que no bloqueen la luz para no perder esa sensación de amplitud que nos dan las mamparas de cristal.

Por último, si es necesaria la privacidad, se puede optar por cristales que se vuelven opacos mediante película electroestática. Es un sistema considerablemente más caro que cualquier otro tipo de aislamiento como una persiana normal, pero nos hará ganar amplitud en entornos pequeños. Y ya que estamos hablando precisamente de oficinas pequeñas, su instalación en un espacio de trabajo reducido tampoco debiera suponer un gasto desorbitado.

3. Los cables son el enemigo: utilice tecnología inalámbrica

El exceso de cableado es el gran enemigo de la oficina moderna, y si el espacio es reducido, aún más. Los cables se acumulan, se enrollan entre sí y acaban por crear espacios muertos antiestéticos e incluso peligrosos.

En cuanto al cableado físico la premisa es ocultarlo dentro de los propios muebles que normalmente incorporan canalizaciones y pasacables

Si la oficina dispone de falso techo o falso suelo los cables deben canalizarse por bandejas dentro de estos elementos. Los cables expuestos deben ser agrupados y conducidos mediante organizadores de cableado

A partir de ahí, el uso de la tecnología inalámbrica siempre será un plus:

• Añadir cargadores inalámbricos repartidos por la oficina para evitar que los trabajadores tengan que utilizar cable y enchufe para tener el móvil cargado.
• Utilizar tecnología inalámbrica de redes y de impresión para no tener que enchufar todos estos aparatos a un servidor central.
• Dotar a toda la oficina de conexión Wi-Fi para evitar que el trabajador tenga que irse a determinados lugares para usar los dispositivos.
• Aprovecha el control domótico de la temperatura y la luz para ahorrar mandos, interruptores y más cableado.
• Utilice la tecnología bluetooth para conectar con dispositivos en cercanía.

4. Y reduzca la impresión al mínimo con alternativas digitales

Otro de los enemigos de los espacios pequeños -y de la naturaleza- es el abuso de los sistemas de impresión. Muchos trabajadores están acostumbrados a imprimir cualquier cosa, cuando en la mayoría de los casos no es necesario.

La eliminación del uso innecesario de la impresora tiene que venir acompañada de un plan de concienciación al trabajador. El primer paso es implementar un sistema de gestión documental en la nube, que dé la seguridad a todos los empleados que van a poder acceder a todos sus documentos desde cualquier parte. A partir de ahí, hay que facilitar la subida de estos documentos con aplicaciones móviles o escáneres.

Es fundamental el establecimiento de protocolos de digitalización sistemática de documentos, que den la seguridad de que todo lo necesario también estará siempre online. Por último, la incorporación de tablets o pantallas táctiles en los elementos informáticos permitirán acabar con el exceso de impresión y liberarán más espacio en la oficina.

5. Aprovechar la altura con sistemas verticales

Un truco básico a la hora de optimizar la superficie disponible es aprovechar el espacio en altura.

Estanterías o archivadores altos para aquellos elementos que necesitan un acceso menos frecuente ayudarán a optimizar el espacio en las oficinas más pequeñas. Para hacerlo de manera óptima, es recomendable utilizar estantes ajustables en altura que nos permitan distribuir el espacio en función del tamaño del elemento que queramos archivar.

Así, añadir pequeñas escaleras plegables incorporadas al diseño del mobiliario hará que el uso de estos espacios sea más frecuente. Iluminar con LED los estantes superiores o añadirles cajones y puertas amortiguados para facilitar su cierre, así como el uso de organizadores extraíbles para la documentación son algunos de los consejos que se deben seguir si queremos que estas zonas además de aprovechadas sean utilizadas, ya que en caso contrario caeremos en la tentación de tener una serie de espacios potencialmente útiles pero de hecho poco utilizados.

6. Creación de zonas multifuncionales

Las zonas multifuncionales son aquellas que, con un sencillo cambio de configuración, pueden utilizarse para varias tareas. Uno de los principales requisitos para estas zonas es contar con mobiliario con ruedas que permita su rápido desplazamiento en caso de ser necesario.

Así, una mesa de reuniones puede dividirse en varios escritorios y puestos de trabajo individuales. O una zona de descanso con sofás modulares puede transformarse en una sala de conferencias con un rápido cambio de muebles.

Existen diversos elementos que ayudan a las zonas multifuncionales. Uno de ellos son los paneles móviles, preferiblemente con aislamiento acústico. Este tipo de paneles se diferencian de las mamparas en que no son de suelo a techo, sino una especie de biombo. Aunque no otorga la intimidad ni separación de las mamparas, un buen panel móvil puede proporcionar la suficiente privacidad, y son un elemento mucho más barato y sencillo de mover.

7. Optimizar rincones y espacios bajo escaleras

Las oficinas estándar que buscan transmitir una sensación de amplitud no suelen aprovechar cada rincón, pero en el caso de las pequeñas es otra cosa. Aquí cuenta todo como espacio, y rincones pequeños o espacio debajo de las escaleras también pueden optimizarse mediante la utilización de mobiliario hecho a medida.

En los rincones o zonas de separación es posible instalar pequeñas zonas de descanso con asientos empotrados, o bien cabinas insonorizadas, muy de moda últimamente. Estas cabinas, que existen en modelos de 1 a 4 personas, se adquieren ya completamente realizadas, de tal forma que sólo es necesario enchufarlas y funcionan hasta con su propio sistema de ventilación. Además es un elemento móvil, que si bien la mayoría no tienen ruedas, sí es relativamente sencillo de desplazar en caso de ser necesario.

8. Iluminación, color, elementos visuales

Un buen sistema de iluminación especialmente diseñado para el espacio disponible proporcionará sensación de amplitud, incluso en una oficina pequeña. Dotar a la oficina de iluminación perimetral mediante tiras de LED suele funcionar muy bien.

Si ya hemos visto que la iluminación es fundamental para dar una sensación de amplitud, la pintura y el uso de los colores no se queda atrás. Por casi todos es sabido que colores claros mate aumentan la sensación de espacio, mientras que los oscuros y brillantes la reducen, por eso es fundamental elegir cómo se va a pintar la oficina.

Colocar pequeños espejos en determinadas localizaciones o reflectantes en otras también permite engañar al ojo en la sensación de espacio en una oficina.

En el techo, añadir zócalos con el mismo color que las paredes es otra sugerencia, como también lo es mantener la continuidad en pintura o pavimentos entre habitaciones.

A continuación, algunos consejos más:

• Añadir iluminación debajo de los muebles enfocada al suelo.
• Pintar murales en las paredes con escenas en perspectiva.
• Utilizar paneles o cuadros retro iluminados en las paredes.
• Incorporar elementos decorativos suspendidos del techo o cualquier composición que dirija la vista hacia arriba.

9. Elementos singulares

Por elementos singulares nos referimos a aquellos que permiten distraer la vista de los elementos tradicionales de una oficina. Por ejemplo, pequeñas zonas verdes o incluso jardines verticales que apenas ocupan espacio y permiten dar un aire más original a la oficina.

De igual manera, si no hay una sala de descanso, un pequeño mueble para una cafetera o mesitas para recargar el móvil son piezas que, si además son iluminadas de manera independiente, dan la sensación de disponer de una oficina más diversa y, en ese sentido, más amplia "engañando" así a la mente.

Como hemos visto, una oficina pequeña ofrece múltiples opciones para aprovechar todo el espacio disponible al máximo. Contacte con nosotros en CF Arquitectura Interior y le ayudaremos con su proyecto integral para oficinas de cualquier tamaño.