Normativas y requisitos legales imprescindibles al reformar una oficina en España

Cuando se plantea la realización de una obra para la apertura de una nueva oficina esta se diseña en función de la productividad y de la eficiencia. Se pretende conseguir un marco óptimo en el que desarrollar nuestra actividad y en el que tengan cabida todos los recursos materiales y personales necesarios para la correcta marcha de nuestro negocio.

Sin embargo, muchas veces no se presta la suficiente atención al aspecto legal de la obra. Estamos hablando no sólo de la licencia de obra, sino también de todas las normativas que debe cumplir nuestro diseño: cantidad máxima de trabajadores, separación, iluminación de los puestos de trabajo, etc.

Cualquier reforma de oficina debe cumplir toda una serie de requisitos legales. Incumplir la normativa puede suponer la paralización de la obra, multas posteriores o incluso la no obtención de la licencia de actividad. En resumen, gastos extraordinarios a los que tendremos que hacer frente por no haber sido capaces de planificar desde un principio.

En este artículo vamos ha hacer una breve exposición de las leyes que hay que tener en cuenta a la hora de diseñar una oficina, así como del proceso de legalización.

Queremos poner de manifiesto que CF Arquitectura Interior ofrece un servicio integral de reforma de oficinas que incluye la legalización de estas. Llevamos años gestionando este tipo de obras y sabemos exactamente qué requisitos hay que cumplir.

¿Por qué es clave cumplir la normativa en una reforma de oficina?

Cumplir la ley es clave. Pero, en la reforma de oficinas, estas implicaciones van más allá de un trámite burocrático. Al final, actuar de acuerdo con la normativa tiene toda una serie de implicaciones en el desarrollo de la actividad de nuestro negocio:

• La seguridad de los trabajadores y la correcta prevención de los riesgos laborales comienza por el correcto diseño del espacio de trabajo.
• La viabilidad legal del negocio y evitar problemas posteriores una vez hayamos comenzado a desarrollar nuestra actividad.
• La imagen profesional de la empresa, y el mensaje que proyecta de cara a nuestros clientes.
• La cobertura de los seguros que nos protegerán en caso de accidente dependerá también de haber cumplido todas las normas.

No cumplir correctamente con la normativa en las obras de oficina acaba traduciéndose siempre en problemas de pérdida de tiempo y de dinero. El incumplimiento puede acarrear multas, cierres temporales o la obligación de rehacer algunos elementos de nuestra reforma provocando gastos que se podrían haber evitado con una tramitación correcta.

Procedimientos de legalización de obra a nivel municipal

Tanto el Estado, como las Comunidades Autónomas como los Ayuntamientos tienen normativa que hay que tener en cuenta a la hora de legalizar una oficina.

Para la legalización de la obra tenemos dos vías de tramitación a nivel municipal:

Declaración Responsable de Obra: a través de este procedimiento el promotor de una reforma manifiesta, bajo su exclusiva responsabilidad, que su proyecto cumple con toda la normativa urbanística y técnica vigente, que dispone de la documentación requerida que lo demuestra y que se compromete a mantener dicho cumplimiento durante el proceso.

Su mayor ventaja es la inmediatez: a diferencia de la licencia de obra, este trámite permite comenzar las obras desde el mismo día de su presentación en el registro del Ayuntamiento.

Aunque la posibilidad de utilizar este procedimiento depende de cada Ayuntamiento, por regla general está diseñado para obras menores o de bajo impacto urbanístico que no supongan un riesgo estructural.

Licencia de obra: en determinados tipos de obra no está permitida la tramitación a través de la Declaración Responsable y es necesario tramitar una Licencia de Obra. La principal desventaja de esta vía es que la obra no se puede iniciar hasta que el Ayuntamiento haya concedido la licencia, y que el proceso es mucho más complejo y lento.

Aunque los tipos de obra en los que es necesaria la Licencia de Obra dependen de cada Ayuntamiento, por regla general hay que aplicar este procedimiento a:

• Obras de nueva planta.
• Ampliaciones que aumenten el volumen, la superficie o la altura del inmueble.
• Actuaciones sustanciales en la estructura portante del edificio (vigas, pilares, muros de carga).
• Actuaciones en inmuebles protegidos o que formen parte del patrimonio histórico-artístico.

En cualquiera de los dos procedimientos una vez terminada la reforma es preceptivo obtener el documento llamado Certificado Final de Obra. Este documento legal garantiza ante la Administración que los trabajos se han ejecutado siguiendo estrictamente el proyecto técnico presentado.

Procedimientos de legalización de actividad a nivel municipal

Además de la legalización de la obra, también es necesario legalizar la actividad que se va a desarrollar en el inmueble reformado. Se trata de acreditar que el establecimiento comercial, oficina, almacén o local industrial cumple con todos los requisitos técnicos, normativos, de seguridad, higiénicos y medioambientales exigidos por la ley para poder ejercer un negocio en su interior.

Su objetivo principal es garantizar que la actividad que se va a desarrollar en ese espacio no genera molestias, riesgos para la salud pública ni peligro para trabajadores y clientes.

También en este caso tenemos dos vías de tramitación a nivel municipal:

Declaración Responsable de Actividad: aunque la posibilidad de utilizar este procedimiento depende de cada Ayuntamiento, por regla general este se puede utilizar para la gran mayoría de las actividades inocuas y comercios menores de 750 m2. Al igual que pasa con la Declaración Responsable de Obra, su mayor ventaja es la inmediatez: no es necesario esperar a que el Ayuntamiento conceda la licencia. Puedes iniciar la actividad desde el mismo día de su presentación en el registro del Ayuntamiento.

Licencia de Actividad: reservada para actividades calificadas. El negocio no puede abrir hasta que los técnicos municipales revisen el proyecto, realicen una inspección física y otorguen formalmente la licencia de apertura.

La Declaración Responsable de Obra y de Actividad (o Licencia) se pueden tramitar, según los casos, de forma conjunta o independiente. Dependerá del Ayuntamiento y del tipo de reforma. En los supuestos en los que no sea necesario reformar la oficina, cuando una nueva empresa ocupe el inmueble sólo necesitará tramitar la Declaración Responsable (o Licencia) de Actividad.

Otras normativas que afectan a la reforma de oficinas

Ya hemos visto la tramitación de la reforma de las oficinas a nivel municipal, pero el Estado, y las Comunidades Autónomas tienen normativa específica que hay que cumplir la hora de legalizar una oficina.

Aunque el Ayuntamiento es el encargado de verificarlo mediante la Declaración Responsable o la Licencia de Obra, el proyecto técnico de la oficina debe cumplir estrictamente con el siguiente marco legal estatal:

Código Técnico de la Edificación (CTE)

Es la base de cualquier reforma. Incluye varios aspectos y apartados a revisar. Muchos de ellos se han actualizado en los últimos años, y están especialmente vigilados por las administraciones:

• Seguridad contra incendios (DB-SI): regula el número y ancho de las salidas, las distancias máximas de evacuación, la instalación de medidas de protección contra incendios, y la resistencia al fuego de los materiales del local, entre otros aspectos.
• Accesibilidad y seguridad de uso (DB-SUA): obliga a eliminar barreras arquitectónicas. Regula el diseño de escaleras, rampas, pavimentos deslizantes y la obligatoriedad de contar con aseos accesibles.
• Salubridad (DB-HS): regula el control de la calidad del aire, la humedad y la correcta ventilación de las instalaciones.
• Eficiencia energética (DB-HE): establece los requisitos de aislamiento térmico, rendimiento de las instalaciones de climatización, y el uso de iluminación eficiente.

Normativa sobre prevención de riesgos en lugares de trabajo

Dentro de este apartado podemos citar las siguientes disposiciones:

Ley de Prevención de Riesgos Laborales: la Ley 31/1995 obliga a asegurar al empresario que los espacios de trabajo no supongan ningún riesgo para los empleados.

Disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo: el Real Decreto 486/1997 detalla los requisitos físicos exactos que debe cumplir la oficina tras la obra.

Seguridad durante la ejecución de la obra: el Real Decreto 1627/1997 exige que antes de comenzar la obra se redacte un Estudio de Seguridad y Salud (o Estudio Básico) por parte del técnico competente. El contratista deberá transformarlo en un Plan de Seguridad y Salud específico para los trabajos que se van a ejecutar.

Normativa sobre instalaciones y residuos

También existe una normativa estatal específica sobre las instalaciones técnicas y la gestión de los residuos, que enumeramos a continuación:

Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE): aprobado por el Real Decreto 1027/2007. Aplica obligatoriamente si vas a modificar o instalar sistemas de aire acondicionado, calefacción o ventilación forzada en la oficina.

Reglamento Electrotécnico para Baja Tensión (REBT): Regulado por el Real Decreto 842/2002. Obligatorio para cualquier reforma o ampliación del cableado eléctrico, cuadros de luces, enchufes y redes de datos.

Producción y gestión de residuos de construcción y demolición: El Real Decreto 105/2008 exige incluir en el proyecto técnico un Plan de Gestión de Residuos y abonar una fianza municipal que garantice el correcto reciclaje del escombro generado.

Conclusión: póngase en manos de profesionales

La legalización de una obra de reforma de oficina es un tema complejo. Es necesario tener en cuenta normativa de los tres niveles de la Administración (Estatal, Comunidad Autónoma, Ayuntamiento), y cuando las normativas se solapan, siempre prevalece la más restrictiva.

Una tramitación incorrecta puede acarrear graves perjuicios para el empresario, como ya hemos manifestado anteriormente.

Por todo lo anterior, queremos recalcar que CF Arquitectura Interior ofrece un servicio integral llave en mano, para no tener ningún problema legal con la reforma de su oficina. Déjese asesorar por nuestra empresa y olvídese de los problemas legales.